يلا خبر | وظيفة خدمة العملاء ودورها في الشركات والمؤسسات

 قد يتردد على مسامعنا بشكل يومي مصطلح خدمة العملاء، ولا يعرف الكثير منّا ما هي طبيعة هذه الوظيفة، والجدير بالذكر أن هذه الوظيفة تعتبر من الوظائف الأساسية والهامة بالشركات الكبرى، حيث يتم انتقاء هذه الشريحة من الموظفين بعناية فائقة، لذلك سنتحدث اليوم عن هذه الوظيفة المتميزة من خلال مقالنا التالي.

تعريف وظيفة خدمة العملاء

تعرف وظيفة خدمة العملاء على أنها مجموعة من الخدمات يقوم الموظف بتقديمها للعميل حتى تنال المؤسسة أو الشركة استحسان العميل والمستهلك بالنسبة للخدمات والمنتجات التي تقوم المؤسسة بتقديمها.

ويكمن الدور الأساسي الذي تلعبه خدمة العملاء في منح العميل التصور العام الخاص بالمؤسسة التي تمثلها خدمة العملاء.

وتعتبر خدمة العملاء هي همزة الوصل بين العميل والمؤسسة التي تمثلها، وتقوم خدمة العملاء على التعامل بطريقة مباشرة بين الموظف المسئول والعميل.

كما يستطيع موظف خدمة العملاء أن يتواصل مع العميل عن طريق الاتصال الهاتفي، أو بعض الرسائل المسجلة.

وتركز خدمة العملاء على بيع السلع أو التواصل مع العملاء لإرجاع بعض المنتجات، كما يقوم موظف خدمة العملاء بعرض العديد من المعلومات عن المؤسسة التي يعمل بها.

وظيفة خدمة العملاء

هناك مجموعة من الخدمات التي تقوم بها خدمة العملاء بالمؤسسات والشركات، لذلك تقوم الشركات بالاعتماد عليهم في انجاز الكثير من المهام، نذكر منها:

التعامل مع المشكلات

تعتبر هذه الوظيفة بالتحديد من أهم المهام التي تقوم بها خدمة العملاء، حيث يقوم الموظف المختص بالتعامل مع الشكاوى والمشكلات المقدمة من قبل العملاء.

حيث تتعرض خدمة العملاء لحل مثل هذه المشاكل في اطار السياسة الخاصة بالمؤسسة التابع لها، ويقوم الموظف بطرح الحلول التي من شأنها أن ترضي العملاء.

مساعدة الشركة في رفع نسبة المبيعات

من المعروف أن اختصاص المبيعات ليس تابع للخدمات التي يقدمها الموظفين المعنين بخدمة العملاء.

ولكن هناك كثير من الأحيان يقوم الموظف بعرض بعض السلع  والعروض على العملاء، ويقوم بمساعدتهم في اختيار المنتج المناسب لهم.

وظائف الكتابة

وتعني وظائف الكتابة بالنسبة لخدمة العملاء الرد على المكالمات الهاتفية، وتحويلها للموظفين المعنين بها، أو كتابة بيانات عملاء الشركة، وتعديلها.

هذا بجانب المعالجة الخاصة بالأوراق والمستندات المتنوعة، حيث يقوم الموظفين القائمين على خدمة العملاء بالبنوك والشركات المشابهة بالتعامل مع المستندات الورقية بشكل مباشر.

قواعد خدمة العملاء

هناك مجموعة من القواعد يجب على موظفي خدمة العملاء اتباعها، وذلك لكي يتمكنوا من القيام بمهامهم بشكل دقيق، ومن أهم هذه القواعد ما يلي:

• سرعة الاستجابة للمكالمات الهاتفية من قبل العملاء، حتى يتمكنوا من مساعدتهم.
• دقة المواعيد التي تقوم خدمة العملاء بإعطائها للعميل، لأنها تعد من أهم أسباب اكتساب مزيد من العملاء.
• القدرة على الاستماع لمشاكل وشكاوى العملاء بشكل جيد، وذلك لكي يتمكن الموظف من إيجاد الحل المناسب لهذه المشاكل.
• محاولة موظف خدمة العملاء حل المشكلات التي تواجه العميل بشكل يرضيه.
• يجب أن يتلقى الموظف قسط من التدريب الكافي من قبل المؤسسة التي يعمل بها، وذلك لكي يستطيع أن يتفهم طبيعة الوظيفة ومتطلباتها.
• أن يمتلك القدرة على البدء في عرض المنتجات والسلع، وعرض مزاياها، ويحاول أن يعدد هذه المميزات حتى يشعر العميل بالسعادة ويقدم على شراء المنتج.

كما رأينا تعد وظيفة خدمة العملاء من أكثر الوظائف أهمية في الشركات والمؤسسات، ونرجو أن نكون وفقنا في شرح تفاصيلها لجميع الأشخاص المهتمين.